Protection des données personnelles

Règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard des données à caractère personnel d’AFS – Alliance Formation Service

1. Contexte et cadre juridique  

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous présentons les modalités de respect de cette réglementation, conformément à la demande de cette réglementation. En effet, AFS – Alliance Formation Service gère bien des données personnelles dans le cadre de son activité. Cette activité est principalement la mise en place de formations pour des entreprises.

2. Éléments relatifs à la gestion des données personnelles

Les coordonnées du responsable des traitements : AFS – Alliance Formation Service

410 Rue d’Alsace – 88100 SAINTE MARGUERITE (France) – afs.agence@gmail.com

Les finalités des traitements :

• Recueillir des besoins de formation auprès de nos clients par téléphone.
• Accompagner nos clients pour les conseiller dans le choix des formations qu’ils souhaitent mettre en place.
• Monter la demande de prise en charge et une convention de formation que l’on envoie à l’OPCO du client.
• Faire signer cette demande de prise en charge aux clients.
• Nos conventions sont accompagnées de nos conditions générales de vente et des règles de confidentialité que le

 Origine des données :

• Recueillir des besoins de formation auprès de nos clients par téléphone.
• Accompagner nos clients pour les conseiller dans le choix des formations qu’ils souhaitent mettre en place.
• Monter la demande de prise en charge et une convention de formation que l’on envoie à l’OPCO du client.
• Faire signer cette demande de prise en charge aux clients.
• Nos conventions sont accompagnées de nos conditions générales de vente et des règles de confidentialité que le client doit accepter.
• Faire auditer téléphoniquement le client par le formateur pour préciser ses besoins en formation et pour arrêter des dates de formation.
• Mettre en place la formation.
• Réaliser des enquêtes de satisfaction un ou deux mois après les formations.

La typologie des données traitées par ces opérations :

• Données d’identification : Nom, Prénom du responsable, téléphone, Email, carte d’artisan s’il y a lieu. Pour les stagiaires qui sont intéressés à suivre la formation : Nom, prénom, date de naissance et fonction.
• Données financières : Fiche de paye des stagiaires exigées par certains OPCO. Ces données ne sont pas conservées par AFS – Alliance Formation Service.

Les destinataires de ces données : AFS – Alliance Formation Service, les personnes ou organismes les plus à même de répondre aux besoins du client et le formateur uniquement pour le besoin de formation.

Les autres droits de la personne : La réglementation demande que les personnes soient informées de leurs droits.

4. Droits des personnes

Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à AFS – Alliance Formation Service., le respect de leurs droits pour les données les concernant. Il s’agit notamment des droits suivants :

• Consentement / Suppression du Consentement.
• Droit d’accès.
• Droit à la modification.
• Droit à l’oubli.
• Droit à la limitation des traitements .

Ces droits sont conditionnés au respect des règles suivantes : (La demande émane de la personne elle-même)

• Soit accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour.
• Soit est envoyée de l’Email indiqué dans la demande d’assistance.
• La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante :

AFS – Alliance Formation Service

410 Rue d’Alsace – 88100 SAINTE MARGUERITE (France) – ou par mail : afs.agence@gmail.com

La demande doit expliquer précisément l’objet exact de la demande d’exercice des droits, conformément à la réglementation RGPD.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant, à une autre personne que vous.

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès d’AFS – Alliance Formation Service. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, AFS – Alliance Formation Service pourra exiger la prise en charge financière de ce coût, par les clients et contacts.

Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’en autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Toute personne a le droit, à n’importe quel moment, de demander le retrait de son consentement sur le traitement de ses données personnelles, conformément à la réglementation. AFS – Alliance Formation Service s’engage à respecter strictement ce droit dans les plus brefs délais.

5. Sous-traitance

AFS – Alliance Formation Service informe ses clients et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel. De plus, AFS – Alliance Formation Service se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

6. Sécurité

AFS – Alliance Formation Service définit et met en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriés pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Parmi ces mesures figurent principalement :

• Politique de sécurité des systèmes d’information.
• Gestion des identifications et habilitations pour l’accès aux données.
• Mesures de sauvegarde et archivage.
• Mesures de reprises d’activité.
• Audits de sécurité.

7. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, AFS – Alliance Formation Service s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD. Si cette violation engendre un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, AFS – Alliance Formation Service :

• Avisera les clients et contacts concernés
• Communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

8. DPO – Délégué à la protection des données

AFS – Alliance Formation Service a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

Eric TORTEL – AFS – Alliance Formation Service

410 Rue d’Alsace – 88100 SAINTE MARGUERITE

Tel : 07 60 76 13 35 – Mail : afs.agence@gmail.com

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, AFS – Alliance Formation Service saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les clients et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

9. Registre des traitements et Analyse d’Impact

AFS – Alliance Formation Service, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées. Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par AFS – Alliance Formation Service, en tant que responsable du traitement. AFS – Alliance Formation Service s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

10. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : CNIL – Service des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.